全球案例 | Hubspot 通过 Confluence 打造透明的协作文化,使之成为让无数人骄傲的企业

来源:Atlassian   作者:龙智        发布时间:2022-03-15 09:50

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HubSpot 的团队依靠 Confluence 来进行沟通和协作。但随着员工和页面数量不断增加,可查找性和性能带来的挑战也随之上升。通过聘请 Wiki 产品和知识经理,迁移至 Data Center,以及进行应用集成,HubSpot 找到了宝贵的解决方案,以支持其快速发展且透明的文化。

HubSpot 是集客营销的开创者,,旨在使营销和销售更加人性化。他们的解决方案可帮助企业通过相关的实用内容吸引新客户,而不是推送具有破坏性且没有人情味的广告和电子邮件。
HubSpot 内部也肩负着这一使命,即为其全球员工构建一种透明文化,一种由员工在 Confluence 上发布相关的实用内容来推动的文化。
通过从 Confluence Server 迁移到 Data Center,并通过集成多项应用以增强平台功能,HubSpot 开发了一个高性能、易于使用的中心,有助于促进其内部沟通、协作和透明度。
将时间和资源用于开发 HubSpot 中心
自 HubSpot 推出 Confluence 以来,该全球组织便将其作为主要信息来源。高管使用 Confluence 发布重要公告,如业务更新和新办事处。营销部门将其用于项目规划。产品部门将其用于文档记录。销售和支持部门将其用作知识库。HR 人力运营部门将其用于传达新的福利和招聘策略,而业务支持部门则将其用于文档记录。维基产品和知识经理 Ciaira Castorena 解释道:“无论您想知道什么,或要告知他人什么,一切都可通过 Confluence 实现。”

但随着员工数量和 Confluence 页面数量的增加,在需要的时候找到正确的信息变得越来越困难。此外,高峰时段的加载速度会减慢,有时还会出现意外中断。

HubSpot 员工利用 Confluence 来了解所需信息并完成工作,因此公司领导层在基础架构和人才方面进行了投资,以支持员工取得成功。他们聘请了维基产品和知识经理,这位经理可以专注于管理 Confluence 内容、解决员工面临的挑战,并为未来发展提前做好规划。Ciaira 在协作软件和社区管理方面拥有丰富的经验,是完成这项工作的理想人选。

Confluence 让公司中的每个人都获得平等的机会来参与、提问和发声,把公司打造成让无数人为之骄傲的企业。

KATIE BURKE

首席人事官

Ciaira 对此次新机遇感到兴奋,她接受了这个新职位,希望能够大展身手。她从两个主要目标着手:透彻学习 Confluence,以及更好地了解世界各地的 HubSpot 员工如何使用 Confluence。她解释说:“我开始深入研究实例,同时对公司各类人员进行了面谈。我甚至拜访了我们的都柏林办事处,让那里的员工参与,因为我知道每个人使用 Confluence 的方式都不尽相同。”

在收集研究数据并发现痛点之后,Ciaira 开始制定自己的作战计划。首要事项:最大限度地减少停机时间,并简化内容的查找方式。

通过协作实现顺利升级和迁移

为了解决停机问题,Ciaira 开始与 HubSpot 的系统运维团队合作进行系统维护和升级。经常与之合作的系统工程师 Matt Krohn 表示,他们的合作有助于确保一切顺利进行:“能够在进行测试升级时与 Ciaira 聊天真的是太好了,她会说:‘哦,这看起来很棒!’或者‘嗯,这东西好像坏了。’”

Ciaira 和 Matt 合作的其中一个大型项目便是 HubSpot 从 Confluence Server 到 Data Center 的迁移项目。Ciaira 向公司领导层建议从 Server 迁移到 Data Center,以便在短期内提高性能,同时为长期发展奠定基础。项目获批后,她就联系 Matt 开始规划流程。

无论您想知道什么,或要告知他人什么,一切都可通过 Confluence 办到。

CIAIRA CASTORENA

WIKI 产品和知识经理

由于风险很高,所以他们从一开始就共同努力尽可能减少问题。Matt 说:“升级 Confluence 时,我不喜欢凭感觉行事,因为它是我们使用的曝光率最高的工具。如果 Confluence 关闭,高管马上就会知道,因为他们一直都在使用 Confluence。”

Matt 的第一项任务就是了解有关 Data Center 的更多信息,以及迁移要求。经过一番研究,他意识到 HubSpot 应该先迁移它们的数据库管理系统。Matt 解释道:“既然我们在对 Confluence 进行彻底改革,我们最终决定将我们的数据库从 MySQL 迁移到 Postgres。这并非易事,但我们做到了。”

随着 Postgres 实施的完成,Matt 和 Ciaira 将注意力转向了 Data Center。通过数月的合作,他们完成了完整的概念验证和广泛的测试。准备工作奏效了,他们顺利完成了向 Data Center 的迁移。事实上,Ciaira 指出:从普通 HubSpot 员工的角度来看,这似乎并不是什么大事。从那以后,即使热门帖子在内部疯传,也没有出现过意外停机情况。此外,HubSpot 的工程师可以在 AWS 中轻松往其集群中添加新节点。

“我可以使用我们的自动化工具启动一个新节点,将所有内容迁移到新节点上,然后删除旧节点。我觉得这真的是太棒了。”Matt 说道。Ciaira 补充说:“我收到的与 Server 连接相关的错误消息报告减少了,而且现在内容加载速度更快了。”对 Confluence 管理员和用户来说,此次迁移是一个巨大的胜利,并将随着 HubSpot 的发展继续带来更多好处。

Confluence 是 HubSpot 实现透明文化的关键

自迁移以来,Ciaira 一直致力于简化内容查找方式,并利用 Atlassian Marketplace 中的应用自定义 Confluence。从实现归档和分析到添加更多的改进和个性化功能,HubSpot 的透明化和信息共享承诺推动着每一次变革。首席人事官 Katie Burke 表示:“透明的工作环境可以提高彼此的信任度和协作,对于一个全球性组织来说,这是取得成功的关键。利用 Confluence,我们可以创建一个持续透明的平台,让公司中的每个人都能获得平等的机会来参与、提问和发声,把公司打造为让无数人为之骄傲的企业。”

Ciaira 及其团队对 Confluence 做出的重大改进仅仅是个开始。展望未来,Ciaira 希望通过构建 Confluence 模板并促进其使用,通过创建培训计划、探索其他定制项目,通过支持大家做出更多贡献,改进员工保持消息灵通和互联的方式。

Ciaira 说:“过去,我的大多数项目都是围绕奠定坚实基础和解决难点,以便为未来成功做好准备。现在,我将专注于使用我们日益稳定的环境来扩展功能,以及创造更完善且值得企业采用的用户体验。我们即将开始真正有趣的旅程!”

协同工作, 成就更多

Confluence 是适合远程操作的团队工作空间,可有效融合知识与协作。