如何通过 Jira Service Management 打造员工自助服务工具实现高效分布式工作

来源:Atlassian    作者:龙智     发布时间:2022-03-22 11:50

2020 年,随着 TEAM Anywhere 的发布,Atlassian 致力于采用一种新的工作方式:我们的大多数团队成员——其中许多人在大流行之前都在办公室工作——现在可以选择在任何地方工作。
虽然 TEAM Anywhere 对员工来说是一个很好的机会,对 Atlassian 来说是一个正确的决定,但它需要一些时间才能实现。我们最初选择关注对正在考虑搬家的员工来说最重要的因素之一:薪酬。我们的理念是薪酬将由员工工作的地点决定,但对于大多数员工来说,要找出从一个地点搬到另一个地点的潜在薪酬影响并不容易。甚至在大流行之前,员工、经理和人力资源部就需要花费 30 分钟到数小时的时间来讨论员工搬家问题,以逐个探讨个别案例。随着大流行的发展,我们了解到数百名员工正在考虑搬家,我们立即知道“旧的方法”无法扩大规模。 
因此,Atlassian IT 与其人力资源、法律、财务和税务团队一起推出了薪酬估算器,这是一种员工自助服务工具,可根据员工当前位置和预期位置之间的差异计算个人员工的估计薪酬。在登录页面中,估算器从数据库中提取员工的当前信息,然后提示他们选择他们正在考虑搬到的位置——剩下的工作由该工具完成。它会迅速显示员工当前的薪酬以及他们在采取行动时的新的估计薪酬。 
我们使用 JiraJira Service Management、Workato 和 Workday 构建了估算器,并随着时间的推移不断增强其功能。一年多后,它已经远远超越了我们最初的设想,演变成一个一站式、自动化的搬迁审批系统,为员工节省了宝贵的时间和金钱。

 

为什么我们需要薪酬估算器?

根据 Atlassian 的 TEAM Anywhere 项目经理 Ashlee Aurandt 的说法,在 TEAM Anywhere 的美丽新世界中,Atlassian 的员工将比以往任何时候都更具流动性,我们预计会有大量关于搬迁的询问。“补偿在一个人决定是否应该搬家中起着重要作用。当务之急是更新我们的薪酬策略,然后将这些政策提供给所有人。为此,我们需要一种自助服务工具,可以轻松获取准确、个性化和透明的数据,以便员工做出可行的决策。”

我们的第一次迭代是一个令人惊讶的快速构建。来自 IT 技术团队的两名成员 — 高级经理 Paul Biagio 和业务系统分析师 Rohit Karthikeyan — 使用 Jira Service Management 构建解决方案,并在短短几个小时内开发了一个概念验证,并准备好向团队的其他成员进行演示。这不仅是薪酬估算器的一个示例,而且还展现了 Jira Service Management 对人力资源等业务团队能够提供的多功能性。

“我们在周一开会讨论这个问题,到了周三,他们就带我完成了演示!” Ashlee 说。

 

低代码解决方案快速创造价值

我们将开发速度归功于我们选择的产品的高效性和可用性。该解决方案使用 Jira Service Management 作为前端,Workday 作为数据源,Workato 作为集成层。因此,它的代码很少甚至没有代码。  

Rohit 解释说,Jira Service Management 的前端允许用户使用不同的字段自定义票务界面,并通过附加扩展和插件使它们动态化。它还确保这些工单上的任何安全信息都是保密的。因此,我们能够快速轻松地利用 Jira 的功能,而无需完全自定义构建自己的前端,并且我们不需要额外的工程师来开发。这使我们能够专注于数据和接口的集成。

Workato 是我们去年开始使用的一个集成平台,在很多现有的业务系统之间都有原生的连接器,所以它是我们的中间集成层。它使我们能够从我们的主要人力资源信息系统 Workday 中提取有关员工、地点和政策的数据。

 

在上线之前我们如何改进工具

在几天内完成了第一次迭代后,我们开始考虑如何创建更丰富的用户体验并添加批准和与 Workday 集成等功能。我们意识到,它可能不仅仅是一个估算器——它可能是获得搬迁批准的第一步。

“我们采用了早期设计,这严格来说只是一个估算器,并将其转变为一种工具,该工具也有助于搬迁过程,然后在 Workday 中获得批准和处理,”Ashlee 说。“我们真正争取的事情之一是,在管理者和高级领导的意见不重要的情况下,很少干预审批。” 该工具还引导员工使用与薪酬相关的资源,帮助他们了解他们需要考虑的有关其他福利或税收的任何变化。

在最后一次迭代中,我们实现了:员工可以使用该工具查看他们估计的变化,同意搬迁,并在一小时内完成人力资源调动流程,许多情况并不需要批准,因为大约 30% 的搬迁属于国内搬迁。

“在许多情况下,我们可以轻松通过 Atlassian 的搬迁审批程序,实际上无需任何干预就可以进行实际搬迁。”Ashlee 说。“我们真的赋予员工权力,让他们在尽可能少的摩擦下做对自己和家人最好的事情。”

 

员工对薪酬估算器的反应

我们在 Atlassian 的内部网络上启动了薪酬估算器,仅在第一个月,该工具就收到了 3,652 个请求,其中 1,661 个(当时约占 Atlassian 员工总数的三分之一)是唯一用户。有些人正在认真考虑搬家,有些人只是好奇,有些人正在通过这个信息丰富且易于使用的工具探索世界。无论用户意图如何,数据都是有价值的,因为它可以帮助我们了解人们有兴趣迁入或迁出的地方。

Atlassian 员工现在能够获得真实、可操作的薪酬数据,以评估潜在的搬迁。如果他们选择继续搬迁,他们可能能够在不到一个小时的时间内完成人力资源流程。 

 

薪酬估算数据的商业价值

薪酬估算器已被证明对 Atlassian 的领导层也非常有价值。最重要的是,它会生成匿名数据,帮助 Atlassian 了解和预测员工调动趋势。我们可以利用这些信息做出关键的业务决策,决定如何支持我们的员工。因此,IT 团队目前正在开发仪表板,这些仪表板可为我们提供准确的洞察力,从而为此类决策提供信息。

有趣的是,初始数据显示新西兰是员工最感兴趣的地点。因此,这是我们解锁的第一个地点。从那以后,我们发现西班牙和越南是人们最希望去的两个地方。尽管这些举措可能还不可行——需要大量非常必要的工作才能使员工能够在任何特定国家工作——但它向我们展示了员工对哪些地方有兴趣,并帮助我们优先考虑上线新的地点。

如果没有这种自动化和技术,我们将依靠员工调查来获得同样的反馈。People Tech IT 主管 Uma Raghavan 说。“如果我们以非常传统的方式来做这件事,我们会使用调查来收集数据。然后我们需要从他们那里获得分析,并关联影响,但前提是要在任务上花费几个小时。在这方面,薪酬估算器遥遥领先,而且一直在变得更好。” 

与任何自动化一样,估算器可以显著节省时间和成本。在这种情况下,最具体的示例来自计算处理收到的每个请求的总时间节省。Uma 说:“考虑到手动协调和审查从最基本的请求(每个请求大约 15 分钟)到更复杂的请求(可能需要花费一个小时或更长时间。”

我们从这个估算器项目中取得的最佳成果之一是在绩效方面进行衡量。Uma 指出,“IT、HR 和所有 TEAM Anywhere 利益相关者作为一个敏捷和迭代的团队一起协作,做得非常出色。因为我们非常敏捷,我们能够在很短的时间内快速跟踪整个实施。”

薪酬估算器正在帮助我们作为一家分布式公司为我们的全球员工提供支持和服务,节省时间和金钱,生成信息和数据,并证明拥有像 Jira Service Management 这样的工具可以实现的速度和价值。