最佳实践 | 通过使用 Jira Service Management 改进 HR 工作流程

来源:Atlassian 作者:龙智 发布时间:2022-04-11 11:50

Jira Service Management 承诺解锁高速团队。技术团队和与之合作的业务部门都可以从 Jira Service Management 中受益,尤其是 HR 团队。 

Atlassian 的 HR 技术团队与 HR 团队合作,寻找创造性的方法来释放业务部门的速度和价值。Atlassian 高级 IT 经理 Paul Biagio 是我们使用 Jira Service Management 改进人力资源服务的规划和开发计划的核心。Paul 和他的团队发现了一些有影响力和创造性的方法,通过自动化工作流程来改善员工入职流程。

“出于几个原因,Jira Service Management 是解决方案的重要组成部分,”Paul 说。

“首先,它弥合了包括 Workday 在内的多个团队和 HR 平台之间的差距。这使我们能够从一个地方更好地跟踪和支持所有不同的员工和团队的任务。它还为我们提供了更好的数据来衡量我们的端到端性能。”

 

需要更好的入职流程
我们对改进 Atlassian 的入职流程特别感兴趣,因为公司正在以前所未有的速度增长,而且没有放缓的迹象。通过自动化高效率支持这种增长可以节省资金并使我们能够:
  • 增加我们人力资源团队的带宽

  • 通过使工作流程更简单、更快速来节省时间和成本

  • 增加工作流程的可衡量性以改进流程

  • 为使用该系统的员工创造直观和愉快的体验
Atlassian 员工数量的激增更为独特,因为它是在 COVID-19 封锁措施在全球范围内生效的同时加速增长。事实上,大约 40% 的现有员工都是那段时间开始入职工作的,至今仍有许多人从未见过 Atlassian 办公室的内部。我们为分布式员工创造了一个更好的入职流程,以促进大量新的分布式员工能够顺利加入 Atlassian。

 

为什么选择 Jira Service Management?
为这个项目选择 Jira Service Management 的原因很简单,因为它可以轻松实现自动化和操作简化的步骤。Jira Service Management 是实现高效 ITSM 的一流工具,它可实现请求管理、问题管理和配置管理等功能。由于其内置模板和 API,它也很容易与其他平台和软件工具集成。

Jira Service Management 的好处是它不会伪装成人力资源信息系统 (HRIS)。而是通过自动化 HRIS 的数据来释放新的价值。

Paul Biagio, Senior IT Manager

 

Jira Service Management 如何促进入职?
Workday 是我们的 HRIS——我们与员工相关的数据的一个来源。

我们知道我们可以通过将 HRIS 中的数据输入 Jira 来提高效率,使我们能够使用这些信息来推动决策和行动。为了在 Jira 和我们的 HRIS 之间建立这种联系,我们求助于第三方自动化平台—— Workato。

“Workato 是将 Workday 与 Jira 结合在一起的粘合剂,”Paul 说。“现在,当我们雇用某人并将他们添加到 Workday 时,该操作会通过 Workato 自动在 Jira Service Management 中创建一个工单。”

创建该工单后,Workday 会从我们的人员团队遵循的入职清单中启动一个请求目录,包括笔记本电脑和帐户配置、附件请求和定向安排。其中许多任务不是内置的 HRIS 功能,但是当我们使用 Jira Service Management 和 Workato 来自动化流程时,这些任务会设置为在另一个任务完成后立即启动,甚至同时启动。简而言之,Jira Service Management 使入职任务的管理变得更加容易。

使用 Workday 和 Jira Service Management 之间的 Workato 集成,我们可以连接不同阶段的团队并减少完成任务所需的时间(进而减少公司范围内的成本)。该过程使整个入职任务目录可集中跟踪,并可通过任务完成的速度来进行衡量。

“通过让 Jira Service Management 入职任务进入到 HR 运营团队的队列,我们降低了人为错误的风险并消除了大量的人工工作,”Atlassian HR 运营主管 Andi Breslin 说。“它不仅通过加快入职流程为我们的人才招聘团队和新员工增加了价值,而且还为我们的入职运营团队增加了能力。”

 

Jira Service Management 如何管理需求?
我们构建了一个前端门户,并为每个需要团队采取行动的事务记录 Jira Service Management 需求,从关键的大容量事务开始。这些需求可以通过适当的服务水平协议 (SLA) 分配给适用于不同地理区域中的正确团队的成员——这是一个很小但很关键的细节,因为每个区域都有助于特定地理法规、法律、产品和人力资源政策。
更重要的是,跟踪这类数据可以让团队通过智能决策更加高效运营。

 

我们学到了什么以及接下来的步骤
Atlassian 采用了强大的 HRIS 工具,并通过 Jira Service Management 使其变得更好。这得益于 Workato 的简单集成和 Jira Service Management 的内置模板和 API,实施过程非常简单。
“我们为与人力资源相关的入职流程推出了一项新功能,”Paul 说。“现在,我们计划继续朝着使用 Jira Service Management 改进所有关键业务流程的愿景前进,例如转移、终止、地址更改等等。”
对于我们的 Atlassian ITSM 团队来说,Jira Service Management 是不同团队之间的桥梁,也是填补各种业务平台功能空白的强大工具。这些因素影响了团队通过申请人跟踪系统 Lever 释放更多商业价值。
“如果整个员工生命周期(从招聘到他们的第一天到绩效评估等年度活动,直到最后一天)在未来都受到 Jira Service Management 的影响,我不会感到太惊讶,”Paul 说。“机会无穷无尽,价值就在那里。”
如果您的 HR 团队想要改进其入职流程,Jira Service Management 可能是最佳选择。请联系 Atlassian全球白金合作伙伴——龙智 获取更多最佳实践。