工作管理必读指南:什么是工作管理?如何借助工作管理软件monday work management简化业务运营?
有效的工作管理就像一个交响乐团,将重要的流程、项目、任务和资源完美地融合在一起。让企业的所有基本要素保持同步的最佳方式,就是使用有效的工作管理系统,让每个人都能保持沟通、有条不紊地工作,并取得最佳业绩。
本篇指南,我们将介绍工作管理的概念、好处、与项目管理的比较,以及如何使用工作管理软件monday work management来简化业务运营。
什么是工作管理?
工作管理是对组织内的工作活动进行规划、组织、执行和跟踪,以高效实现特定目标的实践。它明确了由谁来监督和协调任务、资源、时间表和交付成果,以及他们计划如何处理这些关键的工作内容。
工作管理流程
工作管理的美妙之处在于,它可以完全定制,以适应您的工作流程和业务目标。通常情况下,您需要遵循以下三个步骤:
步骤1. 设定目标和OKRs:
根据您的业务重点或预期需求来确定。
步骤2. 确定项目和业务流程:
360°全方位了解整体工作管理流程,确保无缝工作。
步骤3. 规划资源和创建任务:
将其分配给特定的团队、子团队或个人。
工作管理与项目管理
工作管理和项目管理这两个词你可能会交替听到,但它们之间有明显的区别。
项目管理只是工作管理的一个方面。它侧重于有明确起止日期或目标的具体项目,如推出新网站或产品。
工作管理可能包括项目管理,但范围更广,流动性更大。企业可以利用工作管理来改进项目之外的流程,例如,规划入职顺序、实现客户服务工作流程自动化,或改进与供应商的沟通。
什么是工作管理软件?
工作管理软件允许团队管理关键的工作流程,如从单一的中心位置设定目标或查看项目进度。用户友好的工作管理平台如monday work management,使用无代码构建模块,使团队能够为任何组织流程设计自定义工作流。无论是日常任务还是大型项目,工作管理平台都能提供所需的一切,从而更智能、更高效地工作。
工作管理要应对哪些挑战?
成功的工作管理有助于团队克服业务中的常见挑战,可能包括:
资源分配
人员、技能、工具、预算或其他有形资产等业务资源是完成工作所必需的。工作管理可以确保您规划出业务运营所需的精确资源,而不会浪费或过度消耗这些资源。
用户责任
试想一下,一个销售团队在向一家大公司推销之前,正在等待产品团队的更新。但没有人知道哪个团队成员应该提供这些关键的产品更新信息,也不知道他们计划何时提供。销售团队要么推迟推销,要么在没有必要细节的情况下进行销售。工作管理系统允许您设定个人职责,这样,每个人都知道谁负责特定的任务,并对工作负责。
预算限制
不断上升的通货膨胀、裁员和供应链中断会影响公司的预算,因为劳动力和原材料的成本会成倍增加。工作管理流程可以通过跟踪预算和预测损益,确保您充分利用在运营中投入的每一分钱。
孤立的团队
如果各部门不沟通、不协调,就会形成知识孤岛,使关键信息无法得到及时传递。Aberdeen的数据显示,由于知识孤岛的存在,一个拥有200名客服的联络中心每年损失150万美元的人力成本。
工作管理可以简化沟通,使每个人都能获取所需的信息,从而在各自的岗位上提高工作效率。
工作管理的主要好处是什么?
设计高效的工作管理系统可以带来以下好处:
改善协作
有效的工作管理是透明的,没有人会不清楚项目目标或任务清单的状态。使用工作管理平台,所有利益相关者都能看到完成任务所需的数据,并为企业做出最佳决策。这种透明度鼓励团队内部和跨部门之间的协作,从而实现顺畅高效的工作流程,为企业和客户带来优质成果。
出色的沟通也会减少误解,这对成功至关重要。正如《纽约时报》畅销书作者Greg McKeown所说:
“误解多,生产率就低,成本就高!”
减少瓶颈和延误
周密的计划为业务带来灵活性。当您的团队知道他们需要什么并进行有效的沟通时,他们就会对工作负责,从而更容易预测和克服流程中的任何瓶颈。
为客户提供更好的成果
合适的工作管理软件可以让您直观地了解任务、项目或流程的进展情况。您将发现团队在哪些地方需要支持或额外资源,从而在生产率或者客户服务受到影响之前,调整工作流程。
哪些团队可以从工作管理解决方案中受益?
如果您需要在团队内部或跨部门与其他团队进行计划或协作,工作管理解决方案可以改变游戏规则。不同类型的团队使用工作管理工具的实例包括:
市场营销:规划活动、跟踪预算和资源项目管理:将战略与执行联系起来,跟踪整个组织的项目组合管理
IT:自动执行和跟踪技术任务以及服务请求
HR:跟踪入职、招聘和培训等流程
财务:监控运营成本和预算
monday work management有哪些流程?
工作管理在付诸实践之前可能看起来比较抽象。它可以归结为从一个集中的位置,例如强大的monday work management平台来管理关键流程。在这里,组织、经理和高管可以简化以下流程,从而更快、更大规模地实现共同目标:
项目管理:实时规划和协同任何项目或组合 任务管理和待办事项列表:分配任务、设定截止日期并监控进度或完成情况 客户项目:通过平衡团队能力来实现目标,使客户工作步入正轨 业务运营:简化供应链管理或运营预算等工作流程 资源管理:通过简便的计划、调度和分配功能,最大限度地提高任何类型资源的效率 项目组合管理:获得正在进行的项目的高层次可见性 目标和战略:确定团队或公司层面的目标,设定OKRs并制定实现目标的计划 请求和批准:使用内置表单授予请求和批准,促使项目不断向前推进
利用monday work management功能了解核心业务流程
monday work management让您轻松专注于与业务相关的流程。高度可定制的设计确保您可以使用以下功能来满足需求:
☑ 视图:
monday work management提供15种以上不同的视图,如甘特图或看板图,让您随时了解工作流程的范围、里程碑、依赖关系等。此外,”工作量视图 (Workload View)”还可让您平衡团队资源,快速应对优先级的变化。
☑ 时间跟踪:
记录一个项目或流程所需的时间,以便高效规划未来的类似工作。
☑ 仪表盘:
通过建立定制的仪表盘来获得实时洞察,以推动决策。可以从30多个小部件中进行选择,以显示团队工作量、日程安排、绩效明细、预算等特定信息。
☑ 直观的表单:
收集重要的请求和审批详细信息,让您能够与利益相关者、第三方供应商或任何其他保持工作流程运转的关键协作者,进行有效联络。
☑ 自定义工作流程:
monday work management使用无代码构建模块,适用于任何团队。
☑ 自动化:
基于条件逻辑设计自动化工作流程,从而消除重复性任务。从200多个预构建的自动化配方中进行选择,以提高整体业务效率。
☑ 集成:
连接重要的第三方工具,如Jira、Zoom、Slack、Google Drive等。只需点击几下即可设置任何集成,无需编码知识。
常见问题
Q1·
什么是 monday work management?
monday work management使组织、经理和高管能够协同工作,快速实现共同目标。通过它,您可以设计制胜的业务战略,简化关键流程并规划出色的项目。使用其强大的构建模块,包括自动化和仪表板,可以为任何工作流程创建任何工作流。
Q2·
monday work management可以管理什么?
通过monday work management,您可以组织业务中任何类型的工作、项目或任务。您可以从一个中心位置管理客户项目、待办事项列表、项目组合、目标设定、资源、运营预算、审批以及其他任何事项。
Q3·
工作管理与项目管理相结合有哪些优势?
将工作管理与项目管理相结合,可以提高对项目进度、以及项目如何与整体业务目标相契合的可见性。这种结合能够在团队成员之间实现有效沟通,确保每个人都保持一致,并在潜在的瓶颈成为问题之前识别出来。此外,它还提供了个人或团队问责制,确保按时完成所有任务。
利用monday work management计划和执行业务战略
有效的工作管理将在任何企业中激发协作。让您的团队齐心协力,最大限度地利用资源,完美地规划项目,并设计自动运行的流畅运营流程。
monday work management作为一款功能丰富的出色解决方案,具备管理和跟踪业务目标所需的所有构建模块。
作者:Rebecca Noori,monday.com
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