知识管理 | Confluence如何“秒杀”单一式数字白板，让企业降本增效？

本文来源atlassian.com，由Atlassian全球白金合作伙伴-龙智翻译整理。欢迎阅读，了解单一式数字白板如何“侵蚀”您的预算，以及您如何借助Confluence实现降本增效~

近年来，数字白板在远程和分布式团队中变得越来越流行。事实上，这类工具的市场规模已增长至约80亿美元，原因不难理解——白板已成为任何工作流程中的标准配置。它们是团队聚集在一起激发创新、头脑风暴，并真正迸发出创意以推动企业发展的地方。

但对于IT领导者来说，白板也带来了一系列挑战。通常情况下，白板是在已经拥挤不堪的技术栈中增加的另一个独立式解决方案。此外，它们还需要专门的安全措施、维护和合规性审查，并占用专门的预算。事实上，单一式白板和其他冗余的工具，已成为企业成本上涨的主要因素。

好消息是，IT领导者可以在有效降低成本的同时，仍然为团队提供一个激发创意、自由进行头脑风暴的空间，关键在于：放弃单一式的解决方案以充分利用现有的技术栈，转而整合那些能够提供功能且不会增加安全维护负担的工具。

单一式白板解决方案的真正成本

成本管理是所有C级高管的优先关注事项。对于IT领导者来说，管理和最小化成本意味着要仔细审视组织现有的技术栈，并尽可能削减不必要的冗余工具。像Miro和Mural这样的单一式数字白板解决方案，通常是成本削减的首选目标。
这并不是因为白板本身是不必要的工具。事实上，当白板被正确集成到组织的技术栈中时，它们在促进团队协作和自由思考方面表现出色。然而，Miro和Mural作为单一式白板解决方案，确实带来了一些挑战。

IT领导者在考虑此类单一式解决方案时，常常面临以下问题：

工作流脱节：对于大多数团队来说，白板是一个头脑风暴工具。但头脑风暴只是工作生命周期的一个阶段。IT领导者仍需要为其他工具支付单独的许可费用，如项目管理、文档管理、远程通信和生成式AI功能的工具。此外，他们还需要将这些工具与白板相连接，以免数据丢失。
安全风险增加：在整个组织中维护多个单点解决方案会增加安全漏洞或威胁的风险，因为潜在黑客有了更多的攻击入口。此外，跨多个应用实现安全标准化始终是一个挑战，这会导致任何小众（或针对特定需求）的白板解决方案在保护方面存在漏洞。
价格高昂：许多单一式工具将自己定位为高级白板解决方案，自称是“可视化工作平台”或“创新工作空间”。这些名称听起来很吸引人，但其实只是用来为高昂的价格做“辩护”罢了。

用Confluence打造更具成本效益的技术栈

IT领导者需要的是一种灵活的白板解决方案——既能提供团队所需的功能，又不会超出预算。而这正是Confluence的亮点所在。
Confluence是Atlassian行业领先的知识管理解决方案。它作为一个数字工作空间，帮助团队发现和共享所需的信息，以进行更高效地协作。常见的Confluence使用场景包括项目协作、异步协作、文档管理、公司内部共享的网络平台——当然，还有白板。
通过将白板解决方案与强大的知识管理平台整合到一个许可中，Confluence在赋能团队协作和自由思考的同时，也减少了工作流中断和安全问题等麻烦。这是Confluence的卓越之处，也是其关键优势之一——Confluence在单一平台上培育了组织蓬勃发展所需的团队合作精神。

“我们使用Confluence进行头脑风暴、项目规划、会议记录、项目路线图、白板绘制、优先级排序和内容协作。我们不仅与技术团队使用它，还与业务团队一起使用。Confluence无处不在。”
——某奢侈品时尚品牌协作主管，摘自Forrester的《Confluence总体经济影响报告》

使用Confluence进行知识管理和白板的另一个关键优势是成本。一些单一式白板解决方案的收费约为每人每月16-17美元。相比之下，Confluence仅需每人每月10美元，并且不仅提供白板功能，还包括核心的知识管理功能，如协作空间、数据库、生成式AI功能、模板等。此外，由于每个有权访问知识管理系统的用户都可以使用白板功能，Confluence还加速了团队对白板的采用。

这笔账并不难算：使用Confluence，您花费的更少，但获得的更多！

深入探索Confluence白板功能

使用Confluence白板的好处远不止工具整合和节省预算。Confluence的白板功能为各个工作阶段创建了更加紧密的连接，帮助团队头脑风暴创新想法，并将这些想法转化为大型项目中切实可行的步骤。
然而，更换工具从来都不是一件容易的事。在尝试整合技术栈时，IT领导者经常遇到的一个反对意见是：“我的单一式解决方案中有整合解决方案没有的功能，我们不能切换工具，否则我没办法完成工作。”
好消息是，就白板而言，单一式解决方案和整合式解决方案处于平等竞争的地位。事实上，Confluence的白板解决方案已赢得GoDaddy和Mercari等品牌的信赖，并包含了团队期望的所有关键白板功能，如：

模板：借助Confluence模板库中的数十种模版快速启动工作，包括流程图、回顾、路线图、工作流和概念图等。

协作工具：通过投票支持不同的想法、通过评论或图章提供反馈，或在内容上@提及人员，从而与团队成员协作并互动。

紧密集成：通过将便笺转换为Jira任务，或使用智能连接器在事务（issue）之间创建联系，将想法无缝转化为行动。

公开、可编辑的白板：与组织的外部人员共享并协作使用白板。

使用自动化的内置工作流：利用AI功能简化创意流程，例如将相关的便笺聚类，或根据初始便笺生成新想法。

从单一式解决方案切换到Confluence

对IT团队来说，从一个工具切换到另一个工具可能是一项艰巨的任务。这不仅涉及多年累积的信息迁移，还可能面临其他人对改变工作方式的抗拒。
好消息是，作为知识管理系统，Confluence旨在让信息易于访问、直观且易于激活——即使在过度期也是如此。Confluence通过以下方式，帮助团队从单一式白板解决方案进行过渡，包括：

从其它工具中导入白板：Confluence可以将现有的白板以PNG文件导入到平台，从而使过渡更加顺畅，减少对团队的干扰。对于常见的单一式白板工具如Miro，导入器还提供原生可编辑元素。这意味着一旦内容被导入到Confluence白板，就可以直接编辑，团队可以从上次中断的地方继续工作。即将推出：Atlassian计划在2025年下半年推出从Mural导入具有可编辑元素的功能。
智能搜索功能：借助Confluence的自然语言搜索功能，团队无需再花费时间寻找旧的白板，只需在搜索栏中输入白板名称，Confluence的世界级搜索功能就会找出正确的白板。
平台已被熟悉：通常，切换工具时更为困难的部分是让团队适应新界面。由于Confluence已经融入到员工的工作流程，团队只需要极短的学习时间，几乎不会导致工作中断。