在用Word/Excel管理需求？这10个信号说明你该换工具了！
还在用 Word 和 Excel 管理需求和测试？你以为方便，实则隐患重重！
本文源自 perforce.com，由 Perforce 中国授权合作伙伴——龙智翻译整理，旨在提醒广大研发小伙伴们，是时候告别低效的手动工具，拥抱专业 ALM 解决方案了！
有些企业使用 Word 和 Excel 来跟踪需求、问题和测试。但随着产品和软件可追溯性的复杂度增加，手动工具已经难以胜任。特别是在开发流程日益复杂的当下，继续依赖旧式的手动跟踪方法会带来诸多挑战。
1.有人在你不知情时修改了文件
在微软的办公套件中，变更很容易被忽视。其他团队可能修改了内容却没有告知你。虽然可以启用“修订”功能来追踪改动，但如果作者忘记开启这个功能，或者多人同时编辑同一份文档，这种方法就无效了。这些文档中未记录的修改可能会导致返工，并使合规性验证变得异常困难。
2.你需要花费大量时间确保测试覆盖率
产品团队通常使用Word列出需求，而QA团队则在 Excel 中设计测试用例。当内容繁多时，要准确匹配这两者就会非常困难——你基本上需要手动将 Excel 中的行与 Word 中的非结构化文本进行一一对应，最终仍难以确认是否已充分测试了需求。
3.你找不到历史资料
使用微软工具保存文件时，可用的定义字段有限，无法实现细致的分类和高效排序。此外，如果有人未遵守命名或保存规范，历史文件就会更加混乱。当你需要在数百个文件夹和文档中查找信息时，很可能会一无所获。
4.你在重复“造轮子”，而不是复用已有资产
你花费了大量时间撰写需求和测试用例。其中一些内容本应可以复用以节省时间。但正如上一点所说，如果旧资料难以查找，你就不得不额外花时间去确认是否已存在相关内容，最终却往往徒劳无功，只能重头再来。
5.你的格式不一致（说的就是你，Word！）
A团队负责开发产品A，B团队负责开发产品B。他们各自都在 Word 中编写 PRD（产品需求文档），但格式各不相同。两者的格式差异使得统一指标的提取痛苦不堪——当一个团队写需求，另一个团队写用户故事，且粒度不一时，你根本无法衡量团队效率。这些PRD（或MRD、SRS、Epic等）简直像是用不同的语言写的，根本无法比较。
6.你需要花大量时间制作可追溯性报告
对于受监管的行业而言，需求、问题与测试用例之间的可追溯性至关重要。若手动生成报告，每年大约要耗费两周的时间。（相比之下，自动化追溯仅需几分钟就能完成。）
7.你的团队需要远程办公
当远程团队依赖 Word 和 Excel 进行跟踪时，沟通和责任划分往往会变得低效且混乱。你无法分配任务、自动发送通知，甚至都难以查找指令。最终只能依靠邮件、即时消息或短信来追踪进度和责任归属。
8.你的团队正在扩大
坦率地说，对于小型团队来说，手动流程通常还凑合得过去。尤其是那些没有明确规范的团队。10人团队或许不会把文件弄得一团糟，但50人呢？团队越大，信息丢失或模糊不清的可能性就越高，整个开发流程也会随之放缓。
9.你需要强制流程规范
简单来说，Word 和 Excel中没有工作流机制。因此，你无法通过它们来强制执行任何流程，比如评审或变更管理。对于小型团队，这可能不算大问题。但当你需要对很多人负责时，缺乏流程控制，就很可能导致项目脱轨。
10.你需要自上而下的报告
虽然 Excel 在小规模报告方面表现出色，但并不适合汇总多个项目数据。而 Word 的自由文本根本无法生成有意义的报告！（更别提试图整合 Word + Excel 来生成报告了。）你无法生成跨多个工作簿的状态或进度报告，特别是当各个团队的组织方式不同时。你既看不到效率指标、测试通过/失败的数据，也无法掌握某些主题的开发进展，或是整体业务目标的趋势。所有这些统计数据，都无法通过手动工具轻松自动化获取。
解决方案是什么？
好消息是，更换使用自动化工具（如Perforce ALM）来替代手动流程，就能解决上述所有问题。这意味着你将在开发和合规审计过程中节省大量的时间和精力。ALM还支持导入你的现有数据！
关于Perforce ALM：
Perforce ALM 是一体化的需求与测试管理平台，可在整个项目和产品生命周期中实现端到端的可追溯性。用于集中管理、映射并掌控整个生命周期内的所有项目与产品开发资料，助力优化流程、如期上市，同时确保质量。
提高可视性，洞察需求与变更，降低风险并提升效率。
确保全面测试可追溯至需求，提高产品质量与安全性。
实时掌握项目健康状态，准确输出质量报告。
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